BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pelaksanaan administrasi dan manajemen pada setiap organisasi berbeda-beda tergantung sejauh mana kemauan dan kemampuan pihak terkait untuk melaksanakannya. Organisasi yang modern adalah organisasi yang menerapkan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugasnya sehari hari. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan azas-azas manjemen yang tepat tentunya dapat memperkecil tingkat kegagalan dalam pelaksanaan tujuan organisasi. Salah satunya yang menerapkan prinsip-prinsip administrasi dalam pelaksanaan tugas pokoknya adalah Pusintek.
Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2004 tanggal 23 Juni 2004 yang merupakan tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 35 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Departemen Keuangan, dan Keputusan Presiden Nomor 36 Tahun 2004 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Keuangan.
Pusintek dipimpin oleh seorang Kepala yang pelantikannya dilaksanakan pada tanggal 17 September 2004 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KMK.01/UP.11/2004 tanggal 15 September 2004. Kemudian pada tanggal 13 Oktober 2004 telah dilaksanakan pelantikan 5 pejabat eselon III (1 Kepala Bagian dan 4 Kepala Bidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 423/KM.1/UP.11/2004 tanggal 11 Oktober 2004, serta 17 pejabat eselon IV (4 Kepala Subbagian dan 13 Kepala Subbidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KM.1/UP.11/2004 tanggal 12 Oktober 2004.
Tugas dan Fungsi
Sesuai Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2004 tanggal 23 Juni 2004 Pusintek mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan.
Dalam melaksanakan tugasnya Pusintek menyelenggarakan fungsi :
1. Pembinaan, pelaksanaan, koordinasi, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan;
2. Pengembangan dan pengelolaan infrastruktur teknologi informasi yang terpadu di lingkungan Departemen Keuangan;
3. Pertukaran, integrasi, dan pengelolaan data serta pengelolaan bank data Departemen Keuangan;
4. Pengadministrasian, pembinaan dan penilaian jabatan fungsional pranata komputer di lingkungan Departemen Keuangan;
5. Pelaksanaan administrasi Pusintek.
B. MASALAH POKOK
Setelah mengemukakan latar belakang mengenai Pusat sistem informasi dan teknologi keuangan dan pentingnya penerapan administrasi dan manajemen dalam organisasi, selanjutnya penulis hendak mengemukakan masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanaan tugas pokok pusintek, yaitu sebagai berikut :
1. Masalah sumber daya manusia yang masih minim
2. Masalah infrastruktur teknologi informasi yang masih belum memadai
3. Masalah ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi
4. Kesalahan prosedur kerja
Dari beberapa masalah yang dikemukakan diatas, dapat dirumuskan satu masalah pokok yakni “ Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek”.
BAB II
MASALAH-MASALAH YANG DIHADAPI DAN PEMECAHANNYA
A. MASALAH-MASALAH
Masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanan tugas pokok Pusat Sistem dan Informasi Teknologi Keuangan antara lain :
1. Sumber daya manusia yang masih minim
Sumber daya manusia merupakan unsur utama dan aset pokok dalam administrasi. Tanpa adanya sumber daya-sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi maka organisasi akan memiliki kecenderungan berjalan mundur. Organisasi-organisasi yang modern ditopang oleh sumber daya manusia-sumber daya manusia yang terampil, profesional dan memiliki integritas tinggi terhadap pekerjaan serta memiliki ahlaq budi pekerti yang baik.
Sumber daya manusia, dalam hal ini pegawai, adalah pegawai yang bekerja pada instansi pusat sistem informasi dan teknologi keuangan dari level terendah sampai level manajemen tingkat atas. Masalah yang muncul dalam hal kepegawaian dalam melaksanakan tugas pokok pusintek adalah masalah disiplin pegawai dan kurangnya sumber daya manusia yang menguasai bidang pekerjaannya. Sebagus apapun rencana yang disusun tanpa dijalankan oleh sumber daya manusia yang kompeten, maka rencana tersebut akan sia-sia saja. Disiplin merupakan kunci utama dalam mewujudkan suatu cita-cita organisasi. Organisasi yang memiliki disiplin rendah dikalangan pegawainya memiliki kecenderungan lebih besar untuk gagal dibanding dengan organisasi yang memiliki tingkat kedisiplinan lebih tinggi. Kecenderungan manusia (dalam hal ini pegawai) untuk melakukan kesalahan sebisa mungkin harus diminimalisir, salah satunya dengan peningkatan disiplin. Pusintek yang notabene adalah organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugasnya sudah pasti memerlukan tenaga-tenaga yang ahli dalam bidangnya yakni teknologi informasi.
2. Infrastruktur teknologi informasi yang masih belum memadai
Selaku organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugasnya, pusintek tentu sangat membutuhkan sarana dan prasarana pendukung kelancaran tugas-tugasnya. Aspek machine dalam hal ini infrastruktur yang digunakan dalam pelaksanaan tugas merupakan keharusan bagi tiap organisasi untuk menyediakannya. Betapa matang perencanaan suatu organisasi tanpa didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai tentunya kegiatan organisasi tidak akan berjalan.
Pengalaman tahun-tahun sebelumnya, banyak user atau pihak yang seharusnya bekerjasama dengan pusintek lari ke pihak lain, salah satunya karena ketidakmampuan pusintek dalam penyelesaian suatu pekerjaan yang didukung oleh peralatan tertentu. Memang harga dari peralatan yang dimaksud tergolong mahal, namun jika hasil yang diperoleh mampu menutupi bahkan melebihi dari yang seharusnya, mengapa tidak disediakan sarana dan prasarana tersebut!.
3. Ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi
Money dalam the six M manajemen, merupakan sesuatu yang amat vital, hampir segala kegiatan tidak dapat berjalan tanpa adanya pendanaan yang cukup.
Ketersediaan dana dalam pelaksanaan administrasi dan manajemen suatu organisasi sudah tidak dapat ditawar lagi. Bagaimana hendak menciptakan suatu organisasi yang modern dengan tenaga-tenaga pegawai yang profesional jika tidak ditunjang oleh pembiayaan yang memadai. Komitmen pimpinan ditingkat atas, tidak hanya mengarah kepada kebijakan-kebijakan yang bersifat strategis dalam pengembangan teknologi informasi, namun semestinya disertai dengan alokasi dana yang memadai bagi para pelaksana kebijakan tersebut, karena seringkali kebijakan-kebijakan yang telah dirumuskan tanpa disertai pembiayaan yang simultan.
4. Kesalahan prosedur kerja
Hingga saat ini belum disusun prosedur kerja keseluruhan yang baku, yang mampu mengintegrasikan prosedur-prosedur yang ada pada masing-masing bidang atau bagian. Masing-masing bidang atau bagian dalam Pusintek seolah bekerja sendiri-sendiri tanpa memperdulikan bidang atau bagian lainnya, padahal dalam penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya melibatkan seluruh atau sebagian bidang atau bagian yang ada.
Sebagai contoh prosedur install dan back-up data base yang masih semrawut, seharusnya dalam proses install dan back-up suatu program ataupun database kedalam server harus melalui beberapa tahapan-tahapan, antara lain :
- Uji kelayakan program, yang akan digunakan. Apakah sudah layak untuk dipublish ke publik atau belum.
- Siapa yang bertanggung jawab atas content program tersebut
- Siapa saja yang berhak mengakses program tersebut dan hal lainnya
Akibat tidak adanya prosedur yang jelas, maka apabila terjadi suatu kesalahan, atau kerusakan pada program tersebut tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab. Selain itu dengan disusunnya prosedur kerja yang baku, maka akan terdapat kejelasan pembagian tugas masing-masing bidang.
B. PEMECAHAN MASALAH
Solusi yang dapat diajukan untuk menyelesaikan masalah yang telah dikemukakan diatas antara lain sebagai berikut :
1. Pelaksanaan diklat bagi pegawai
Benar bila ada yang mengatakan bahwa ilmu atau pendidikan adalah investasi yang paling utama, karena dengan ilmulah pegawai akan meningkat kemampuan kerjanya. Pelaksanaan diklat bagi pegawai merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi minimnya sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Bagi Pusintek khususnya, unit organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, sudah menjadi keharusan untuk mengikutsertakan pegawainya kedalam diklat-diklat agar kelak dapat menjadi penggerak atau tulang punggung kantor.
Pelaksanaan diklat bisa dilakukan melalui 2 jalan, yaitu :
1. In House Training (Diklat Intern)
Diklat ini dilakukan pada waktu-waktu tertentu, untuk mendidik pegawai-pegawai yang belum menguasai keilmuan dasar dalam pelaksanaan kerja kantor. Diklat ini bisa menjadi sesuatu yang efektif dan murah, karena waktu pihak kantor sendiri yang menentukan, materi yang diajarkan bisa lebih spesifik mana yang perlu dan mana yang mesti harus didahulukan, murah tanpa biaya yang besar, sebab tenaga pengajarnya berasal dari lingkungan organisasi itu sendiri, misalnya para kepala bidang atau pranata-pranata komputer yang berkompeten.
2. Diklat Eksternal
Diklat ini dilakukan diluar instansi, dapat bekerjasama dengan instansi lain. Diklat ini diorientasikan untuk menambah wawasan atau pengembangan dari apa yang didapat dari diklat intern, atau mungkin untuk mendapatkan materi-materi yang belum atau tidak didapat dari diklat intern. Diklat ekstern juga ditujukan untuk penentuan kepemilikan sertifikat yang diperlukan dalam penjenjangan karier, sebagai contoh seorang tamatan SLTA atau program Diploma tidak berhak menjadi seorang pranata komputer jika tidak mendapat sertifikat dari Badan Pusat Statistik. Diklat Eksternal dapat dilakukan bekerjasama dengan Badan Pusat Statistik, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, PT. Microsoft Indonesia atau lainnya.
2. Peningkatan Sarana dan Prasarana
Selain optimalisasi terhadap penggunaan sarana dan prasarana yang telah ada, maka peningkatan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas guna menjaga eksistensi Pusintek menjadi hal pokok yang harus diterapkan. Teknologi Informasi yang senantiasa cepat dalam perkembangannya, selain memerlukan sumber daya manusia yang cepat menyesuaikan dalam perkembangan tersebut, juga memerlukan penyesuaian dalam penggunaan sarana dan prasarananya. Untuk itu, peningkatan sarana dan prasarana sudah menjadi hal yang tidak bisa ditawar lagi.
Peningkatan sarana dan prasarana berhubungan dengan ketersediaan dana . untuk itu, komitmen yang bermuara pada pengucuran dana untuk Pusintek harus diusahakan dan terus didukung.
3. Pengalokasian dana yang lebih untuk pengembangan teknologi informasi, termasuk pemberian honor ekstra bagi pegawainya
Solusi dalam mengatasi masalah ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi adalah dengan pengalokasian dana yang lebih pada Pusintek, artinya para pembuat keputusan pada top manajemen mesti menyadari dan mengambil tindakan bahwa pengembangan teknologi informasi tidak hanya diwujudkan melalui penerbitan kebijakan melainkan melalui pengalokasian dana juga.
Dalam upaya pengembangan teknologi informasi, ketersediaan dana berkorelasi dengan kesejahteraan pegawainya, hendaknya pengambil keputusan diatas memikirkan kesejahteraan pegawainya dengan memberikan honor ekstra kepada pegawainya, karena tidak dapat dipungkiri lagi uang dapat memacu kinerja seorang pegawai untuk lebih giat lagi.
4. Perbaikan administrasi kantor secara menyeluruh, baik dalam administrasi teknis maupun administrasi umum
Masalah prosedur kerja adalah masalah administrasi, khusunya pengertian administrasi bukan dalam arti luas. Perbaikan administrasi secara menyeluruh merupakan solusi terbaik, karena jika perbaikan-perbaikan dilakukan hanya pada satu bagian atau bidang saja maka kesalahan tersebut akan terus berlangsung. Kegiatan seperti pencatatan keluar masuknya surat, prosedur back up, install dan lainnya bahkan bisa lebih mudah dlakukan dengan menerapkan sistem online.
Pusintek selaku unit pengembang sistem informasi dan teknologi keuangan di lingkungan Departemen Keuangan, seyogianya memberikan contoh kepada unit lain dalam hal penggunaan teknologi informasi. Pembuatan aplikasi yang mendukung ke arah on-linesasi administrasi pencatatan keluar masuk surat, penghitungan gaji/lembur, rekap absen, prosedur install dan back up harus terus ditingkatkan. Sehingga pada akhirnya administrasi umum, maupun administrasi teknis dapat di satukan sehingga tercipta suatu sistem yang online integrated.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian mengenai masalah pokok “Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pusintek (Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan) adalah unit esselon II di departemen Keuangan yang meiliki tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan
2. Dalam pelaksanaan tugasnya Pusintek menemui beberapa kendala utama yaitu mengenai masalah komitmen dan dukungan dari tingkat atas, kurangnya sumber daya manusia yang berkualitas, infrastruktur teknologi informasi yang belum memadai, ketersediaan dana dan kesalahan prosedur kerja.
3. Administrasi dan manajemen belum diterapkan secara menyeluruh pada bidang-bidang yang ada di Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan.
B. SARAN
Berdasarkan uraian mengenai masalah pokok “Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek dapat penulis kemukakan beberapa saran sebagai berikut :
1. Realisasi komitmen dalam bentuk peraturan-peraturan serta dokumen alokasi anggaran yang autentik, sehingga dapat dipergunakan sebagai landasan hukum dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Pelaksanaan diklat bagi pegawai perlu terus ditingkatkan sehingga tercipta sumber daya-sumber daya manusia yang terlatih dan profesional
3. Perlunya diadakan pelatihan manajemen dan administrasi berupa diklat-diklat keuangan dan diklat-diklat manajemen sumber daya manusia bagi pejabat dilingkungan pusintek
4. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan kegiatan kantor sebaiknya efektif dan efisien, dalam kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pelaksanaan administrasi dan manajemen pada setiap organisasi berbeda-beda tergantung sejauh mana kemauan dan kemampuan pihak terkait untuk melaksanakannya. Organisasi yang modern adalah organisasi yang menerapkan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugasnya sehari hari. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan azas-azas manjemen yang tepat tentunya dapat memperkecil tingkat kegagalan dalam pelaksanaan tujuan organisasi. Salah satunya yang menerapkan prinsip-prinsip administrasi dalam pelaksanaan tugas pokoknya adalah Pusintek.
Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2004 tanggal 23 Juni 2004 yang merupakan tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 35 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Departemen Keuangan, dan Keputusan Presiden Nomor 36 Tahun 2004 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Keuangan.
Pusintek dipimpin oleh seorang Kepala yang pelantikannya dilaksanakan pada tanggal 17 September 2004 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KMK.01/UP.11/2004 tanggal 15 September 2004. Kemudian pada tanggal 13 Oktober 2004 telah dilaksanakan pelantikan 5 pejabat eselon III (1 Kepala Bagian dan 4 Kepala Bidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 423/KM.1/UP.11/2004 tanggal 11 Oktober 2004, serta 17 pejabat eselon IV (4 Kepala Subbagian dan 13 Kepala Subbidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KM.1/UP.11/2004 tanggal 12 Oktober 2004.
Tugas dan Fungsi
Sesuai Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2004 tanggal 23 Juni 2004 Pusintek mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan.
Dalam melaksanakan tugasnya Pusintek menyelenggarakan fungsi :
1. Pembinaan, pelaksanaan, koordinasi, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan;
2. Pengembangan dan pengelolaan infrastruktur teknologi informasi yang terpadu di lingkungan Departemen Keuangan;
3. Pertukaran, integrasi, dan pengelolaan data serta pengelolaan bank data Departemen Keuangan;
4. Pengadministrasian, pembinaan dan penilaian jabatan fungsional pranata komputer di lingkungan Departemen Keuangan;
5. Pelaksanaan administrasi Pusintek.
B. MASALAH POKOK
Setelah mengemukakan latar belakang mengenai Pusat sistem informasi dan teknologi keuangan dan pentingnya penerapan administrasi dan manajemen dalam organisasi, selanjutnya penulis hendak mengemukakan masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanaan tugas pokok pusintek, yaitu sebagai berikut :
1. Masalah sumber daya manusia yang masih minim
2. Masalah infrastruktur teknologi informasi yang masih belum memadai
3. Masalah ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi
4. Kesalahan prosedur kerja
Dari beberapa masalah yang dikemukakan diatas, dapat dirumuskan satu masalah pokok yakni “ Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek”.
BAB II
MASALAH-MASALAH YANG DIHADAPI DAN PEMECAHANNYA
A. MASALAH-MASALAH
Masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanan tugas pokok Pusat Sistem dan Informasi Teknologi Keuangan antara lain :
1. Sumber daya manusia yang masih minim
Sumber daya manusia merupakan unsur utama dan aset pokok dalam administrasi. Tanpa adanya sumber daya-sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi maka organisasi akan memiliki kecenderungan berjalan mundur. Organisasi-organisasi yang modern ditopang oleh sumber daya manusia-sumber daya manusia yang terampil, profesional dan memiliki integritas tinggi terhadap pekerjaan serta memiliki ahlaq budi pekerti yang baik.
Sumber daya manusia, dalam hal ini pegawai, adalah pegawai yang bekerja pada instansi pusat sistem informasi dan teknologi keuangan dari level terendah sampai level manajemen tingkat atas. Masalah yang muncul dalam hal kepegawaian dalam melaksanakan tugas pokok pusintek adalah masalah disiplin pegawai dan kurangnya sumber daya manusia yang menguasai bidang pekerjaannya. Sebagus apapun rencana yang disusun tanpa dijalankan oleh sumber daya manusia yang kompeten, maka rencana tersebut akan sia-sia saja. Disiplin merupakan kunci utama dalam mewujudkan suatu cita-cita organisasi. Organisasi yang memiliki disiplin rendah dikalangan pegawainya memiliki kecenderungan lebih besar untuk gagal dibanding dengan organisasi yang memiliki tingkat kedisiplinan lebih tinggi. Kecenderungan manusia (dalam hal ini pegawai) untuk melakukan kesalahan sebisa mungkin harus diminimalisir, salah satunya dengan peningkatan disiplin. Pusintek yang notabene adalah organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugasnya sudah pasti memerlukan tenaga-tenaga yang ahli dalam bidangnya yakni teknologi informasi.
2. Infrastruktur teknologi informasi yang masih belum memadai
Selaku organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugasnya, pusintek tentu sangat membutuhkan sarana dan prasarana pendukung kelancaran tugas-tugasnya. Aspek machine dalam hal ini infrastruktur yang digunakan dalam pelaksanaan tugas merupakan keharusan bagi tiap organisasi untuk menyediakannya. Betapa matang perencanaan suatu organisasi tanpa didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai tentunya kegiatan organisasi tidak akan berjalan.
Pengalaman tahun-tahun sebelumnya, banyak user atau pihak yang seharusnya bekerjasama dengan pusintek lari ke pihak lain, salah satunya karena ketidakmampuan pusintek dalam penyelesaian suatu pekerjaan yang didukung oleh peralatan tertentu. Memang harga dari peralatan yang dimaksud tergolong mahal, namun jika hasil yang diperoleh mampu menutupi bahkan melebihi dari yang seharusnya, mengapa tidak disediakan sarana dan prasarana tersebut!.
3. Ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi
Money dalam the six M manajemen, merupakan sesuatu yang amat vital, hampir segala kegiatan tidak dapat berjalan tanpa adanya pendanaan yang cukup.
Ketersediaan dana dalam pelaksanaan administrasi dan manajemen suatu organisasi sudah tidak dapat ditawar lagi. Bagaimana hendak menciptakan suatu organisasi yang modern dengan tenaga-tenaga pegawai yang profesional jika tidak ditunjang oleh pembiayaan yang memadai. Komitmen pimpinan ditingkat atas, tidak hanya mengarah kepada kebijakan-kebijakan yang bersifat strategis dalam pengembangan teknologi informasi, namun semestinya disertai dengan alokasi dana yang memadai bagi para pelaksana kebijakan tersebut, karena seringkali kebijakan-kebijakan yang telah dirumuskan tanpa disertai pembiayaan yang simultan.
4. Kesalahan prosedur kerja
Hingga saat ini belum disusun prosedur kerja keseluruhan yang baku, yang mampu mengintegrasikan prosedur-prosedur yang ada pada masing-masing bidang atau bagian. Masing-masing bidang atau bagian dalam Pusintek seolah bekerja sendiri-sendiri tanpa memperdulikan bidang atau bagian lainnya, padahal dalam penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya melibatkan seluruh atau sebagian bidang atau bagian yang ada.
Sebagai contoh prosedur install dan back-up data base yang masih semrawut, seharusnya dalam proses install dan back-up suatu program ataupun database kedalam server harus melalui beberapa tahapan-tahapan, antara lain :
- Uji kelayakan program, yang akan digunakan. Apakah sudah layak untuk dipublish ke publik atau belum.
- Siapa yang bertanggung jawab atas content program tersebut
- Siapa saja yang berhak mengakses program tersebut dan hal lainnya
Akibat tidak adanya prosedur yang jelas, maka apabila terjadi suatu kesalahan, atau kerusakan pada program tersebut tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab. Selain itu dengan disusunnya prosedur kerja yang baku, maka akan terdapat kejelasan pembagian tugas masing-masing bidang.
B. PEMECAHAN MASALAH
Solusi yang dapat diajukan untuk menyelesaikan masalah yang telah dikemukakan diatas antara lain sebagai berikut :
1. Pelaksanaan diklat bagi pegawai
Benar bila ada yang mengatakan bahwa ilmu atau pendidikan adalah investasi yang paling utama, karena dengan ilmulah pegawai akan meningkat kemampuan kerjanya. Pelaksanaan diklat bagi pegawai merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi minimnya sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Bagi Pusintek khususnya, unit organisasi yang memiliki kekhususan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, sudah menjadi keharusan untuk mengikutsertakan pegawainya kedalam diklat-diklat agar kelak dapat menjadi penggerak atau tulang punggung kantor.
Pelaksanaan diklat bisa dilakukan melalui 2 jalan, yaitu :
1. In House Training (Diklat Intern)
Diklat ini dilakukan pada waktu-waktu tertentu, untuk mendidik pegawai-pegawai yang belum menguasai keilmuan dasar dalam pelaksanaan kerja kantor. Diklat ini bisa menjadi sesuatu yang efektif dan murah, karena waktu pihak kantor sendiri yang menentukan, materi yang diajarkan bisa lebih spesifik mana yang perlu dan mana yang mesti harus didahulukan, murah tanpa biaya yang besar, sebab tenaga pengajarnya berasal dari lingkungan organisasi itu sendiri, misalnya para kepala bidang atau pranata-pranata komputer yang berkompeten.
2. Diklat Eksternal
Diklat ini dilakukan diluar instansi, dapat bekerjasama dengan instansi lain. Diklat ini diorientasikan untuk menambah wawasan atau pengembangan dari apa yang didapat dari diklat intern, atau mungkin untuk mendapatkan materi-materi yang belum atau tidak didapat dari diklat intern. Diklat ekstern juga ditujukan untuk penentuan kepemilikan sertifikat yang diperlukan dalam penjenjangan karier, sebagai contoh seorang tamatan SLTA atau program Diploma tidak berhak menjadi seorang pranata komputer jika tidak mendapat sertifikat dari Badan Pusat Statistik. Diklat Eksternal dapat dilakukan bekerjasama dengan Badan Pusat Statistik, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, PT. Microsoft Indonesia atau lainnya.
2. Peningkatan Sarana dan Prasarana
Selain optimalisasi terhadap penggunaan sarana dan prasarana yang telah ada, maka peningkatan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas guna menjaga eksistensi Pusintek menjadi hal pokok yang harus diterapkan. Teknologi Informasi yang senantiasa cepat dalam perkembangannya, selain memerlukan sumber daya manusia yang cepat menyesuaikan dalam perkembangan tersebut, juga memerlukan penyesuaian dalam penggunaan sarana dan prasarananya. Untuk itu, peningkatan sarana dan prasarana sudah menjadi hal yang tidak bisa ditawar lagi.
Peningkatan sarana dan prasarana berhubungan dengan ketersediaan dana . untuk itu, komitmen yang bermuara pada pengucuran dana untuk Pusintek harus diusahakan dan terus didukung.
3. Pengalokasian dana yang lebih untuk pengembangan teknologi informasi, termasuk pemberian honor ekstra bagi pegawainya
Solusi dalam mengatasi masalah ketersediaan dana dalam usaha pengembangan teknologi informasi adalah dengan pengalokasian dana yang lebih pada Pusintek, artinya para pembuat keputusan pada top manajemen mesti menyadari dan mengambil tindakan bahwa pengembangan teknologi informasi tidak hanya diwujudkan melalui penerbitan kebijakan melainkan melalui pengalokasian dana juga.
Dalam upaya pengembangan teknologi informasi, ketersediaan dana berkorelasi dengan kesejahteraan pegawainya, hendaknya pengambil keputusan diatas memikirkan kesejahteraan pegawainya dengan memberikan honor ekstra kepada pegawainya, karena tidak dapat dipungkiri lagi uang dapat memacu kinerja seorang pegawai untuk lebih giat lagi.
4. Perbaikan administrasi kantor secara menyeluruh, baik dalam administrasi teknis maupun administrasi umum
Masalah prosedur kerja adalah masalah administrasi, khusunya pengertian administrasi bukan dalam arti luas. Perbaikan administrasi secara menyeluruh merupakan solusi terbaik, karena jika perbaikan-perbaikan dilakukan hanya pada satu bagian atau bidang saja maka kesalahan tersebut akan terus berlangsung. Kegiatan seperti pencatatan keluar masuknya surat, prosedur back up, install dan lainnya bahkan bisa lebih mudah dlakukan dengan menerapkan sistem online.
Pusintek selaku unit pengembang sistem informasi dan teknologi keuangan di lingkungan Departemen Keuangan, seyogianya memberikan contoh kepada unit lain dalam hal penggunaan teknologi informasi. Pembuatan aplikasi yang mendukung ke arah on-linesasi administrasi pencatatan keluar masuk surat, penghitungan gaji/lembur, rekap absen, prosedur install dan back up harus terus ditingkatkan. Sehingga pada akhirnya administrasi umum, maupun administrasi teknis dapat di satukan sehingga tercipta suatu sistem yang online integrated.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian mengenai masalah pokok “Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pusintek (Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan) adalah unit esselon II di departemen Keuangan yang meiliki tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan
2. Dalam pelaksanaan tugasnya Pusintek menemui beberapa kendala utama yaitu mengenai masalah komitmen dan dukungan dari tingkat atas, kurangnya sumber daya manusia yang berkualitas, infrastruktur teknologi informasi yang belum memadai, ketersediaan dana dan kesalahan prosedur kerja.
3. Administrasi dan manajemen belum diterapkan secara menyeluruh pada bidang-bidang yang ada di Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan.
B. SARAN
Berdasarkan uraian mengenai masalah pokok “Bagaimana Upaya Meningkatkan Sumber Daya Manusia Berkualitas dalam Menunjang Pelaksanaan Tugas Pokok Pusintek dapat penulis kemukakan beberapa saran sebagai berikut :
1. Realisasi komitmen dalam bentuk peraturan-peraturan serta dokumen alokasi anggaran yang autentik, sehingga dapat dipergunakan sebagai landasan hukum dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Pelaksanaan diklat bagi pegawai perlu terus ditingkatkan sehingga tercipta sumber daya-sumber daya manusia yang terlatih dan profesional
3. Perlunya diadakan pelatihan manajemen dan administrasi berupa diklat-diklat keuangan dan diklat-diklat manajemen sumber daya manusia bagi pejabat dilingkungan pusintek
4. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan kegiatan kantor sebaiknya efektif dan efisien, dalam kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan.
No comments:
Post a Comment