BAB I
PENDAHULUAN
Sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Dalam pembahasan mengenai sistem, sistem terbagi atas sub-sub sistem yang berhubungan satu sama lain, yang apabila rusak atau tidak berfungsinya akan mengganggu sub sistem yang lain.
Data merupakan bahan yang diperoleh dari fakta yang mengandung arti, yang duhubungkan dengan kenyataan dan simbol berupa gambar, kata, huruf, karakter yang menunjukan suatu ide, kondisi, obyek atau situasi yang lain. Informasi merupakan data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi sebuah keputusan.
Dunia informasi yang akhir-akhir ini perkembangannya semakin pesat, mau tak mau telah memaksa elemen-elemen pemerintahan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan tersebut. Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan, selaku unit esselon II pada Sekretariat Jenderal Departemen Keuangan turut memprakarsai penggunaan teknologi serta informasi pada departemen keuangan, selain itu juga telah menggunakan sarana dan prasarana berupa sistem informasi manajemen yang di aplikasikan pada penggunaan aplikasi-aplikasi berbasis komputer dalam pelaksanaan pekerjaan.
Salah satunya yang di garap oleh pusintek adalah web pusintek, yang digunakan sebagai sistem informasi manajemen bagi manajer-manajer dan pegawai dalam pelaksanaan tugas di pusintek, juga sebagai sarana kerja yang terintegrasi dan sebagai media informasi bagi unit-unit lain yang bekerjasama dengan pusintek, khusunya unit departemen keuangan yang berada dalam LAN departemen keuangan.
BAB II
WEB PUSINTEK SEBAGAI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Tahap Perencanaan
Siklus suatu sistem berawal dari perencanaan, pada tahap ini yang paling banyak berperan sebenarnya adalah manajer dan “effective user” (user yang langsung berhubungan dengan operasi komputer) yang tentunya lebih mengetahui hal-hal apa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan kelak, serta sebagai orang yang memiliki visi kedepan mengenai sistem yang akan di bangun, menyangkut kendala-kendala dalam penyusunan sistem tersebut, sarana dan prasarana yang diperlukan, termasuk penganggaran dari sistem yang akan di bangun.
Dalam tahap perencanaan perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut, antara lain :
1. Menyadari dan mendefinisikan masalah
Kebutuhan akan suatu sistem yang terkomputerisasi, yang mampu untuk berintegrasi dengan sistem yang sudah ada dan mampu menjadi supporting unit bagi unit lain dalam hal teknologi informasi dan keuangan, saat ini sulit sekali di temui di departemen keuangan, untuk itulah hal ini menjadi masalah yang solusinya adalah dengan membangun suatu sistem berbasis web, yaitu web pusintek.
2. Menentukan maksud dan tujuan sistem
Adapun maksud dan tujuan dari keberadaan web Pusintek ini sebagai satu unit organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut :
- Sebagai sarana komunikasi antara Pusintek dan unit-unit lain yang memerlukan layanan yang disediakan oleh pusintek
- Sebagai sarana untuk memberikan informasi tentang Pusintek dan layanan apa saja yang disediakan Pusintek
- Sebagai sarana untuk memberikan informasi mengenai jaringan komputer yang ada di Departemen Keuangan.
- Sebagai media untuk menampung dan menyelesaikan permasalahan teknologi informasi yang terjadi di unit-unit lingkungan Departemen Keuangan.
- Memberikan informasi seputar sistem informasi dan teknologi yang dikelola oleh pusintek untuk lingkungan Departemen Keuangan
- Memberikan dukungan layanan informasi di lingkungan Departemen Keuangan, diantaranya membantu proses pengelolaan data untuk unit-unit di Departemen Keuangan
- Sasaran pengguna informasi adalah unit-unit di dalam lingkungan Departemen Keuangan
3. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
Dalam penyusunan suatu sistem, perlu di identifikasi hal-hal yang menjadi kendala dalam penyusunan sistem tersebut, hal ini perlu di lakukan agar dapat mempercepat proses penyusunanya. Adapun yang menjadi kendala utama dalam penyususan sistem web pusintek adalah kurangnya sumber daya yang memiliki kompetensi di bidangnya dalam pengelolaan manajemen web tersebut.
4. Membuat studi kelayakan dan mempersiapkan usulan penelitian sistem
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika suatu sistem tampak layak untuk ditindak lanjuti, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem akan memberikan dasar yang terperinci bagi rancangan sistem, mengenai apa yang harus dilakukan dan bagaimana sistem tersebut melakukannya
Dalam penyusunan web pusintek membuat studi kelayakan dan mempersiapkan usulan penelitian sampai pada tahapan analisa dan perancangan di lakukan oleh sistem analis yang mendapat masukan dari manajer-manajer dan pegawai yang berkaitan langsung dengan pekerjaan.
5. Menyetujui atau menolak penelitian proyek
6. Menetapkan mekanisme pengendalian
Dalam pengendalian proyek perlu ditetapkan mengenai apa yang harus dikerjakan, siapa melakukan apa, serta waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut.
B. Tahap Analisa
Tahap analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Dalam tahap analisa sistem, penelitian dilakukan oleh sistem analis bekerjasama dengan manajer pemakai sistem.
Langkah – langkah yang ditempuh dalam tahap analisa sistem pada Pusat Sistem informasi dan teknologi keuangan antara lain sebagai berikut :
1. Mengumumkan penelitian sistem
2. Mengorganisasikan tim proyek
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi
4. Menyiapkan usulan rancangan sistem
5. Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Dalam tahap analisa sistem ini, pusintek yang merupakan suatu unit yang mengkhususkan diri dalam pelaksanaan tugas-tugas yang berkaitan dengan teknologi informasi, tidak begitu sulit dalam melakukan tahap analisa sistem, karena sumber daya manusia yang tersedia telah memiliki kompetensi dalam hal teknologi informasi, sehingga berkaitan dengan web pusintek penyusunannya tidak terlalu memakan waktu, lain halnya jika membuat sistem dari unit lain, hal tersebut membutuhkan analisa yang mendalam terhadap bidang kerja unit yang bersangkutan.
C. Tahap Perancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Dalam penyusunan sistem web pusintek di lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
Sistem analis (dalam hal ini pembuat web pusintek) dengan pemakai sistem (dalam hal ini sub-sub bidang yang terlibat langsung dalam pengoperasian aplikasi-aplikasi dalam sistem) membuat rancangan sistem dan mendokumentasikan rancangan sistem baru tersebut dengan menggunakan alat-alat yang tersedia, antara lain pembuatan model data (menggunakan diagram hubungan entitas), pembuatan model proses (menggunakan bagan arus/flowchart).
2. Membuat Program sistem web pusintek
Tahap perancangan yang selanjutnya setelah menyiapkan rancangan yang terperinci adalah menyusun sistem tersebut melalui proses pemrograman. Sistem analis yang telah menyiapkan konsep keseluruhan secara umum selanjutnya berkoordinasi dengan programmer untuk memasukan konsep-konsep tersebut dalam bahasa pemrograman yang pada akhirnya berupa program aplikasi yang masing-masing ada dalam sistem. Dalam proses penyusunan aplikasi web pusintek, programmer menggunakan berbagai macam media, mulai dari perangkat keras dan perangkat lunak, maupun database yang menampung seluruh data.
Pada kenyataannya sistem yang di bangun oleh pusintek, berupa web pusintek terdiri atas beberapa sub sistem berupa aplikasi-aplikasi yang menunjang dalam pelaksanaan tugas puisntek, antara lain terdapat aplikasi perpustakaan online, aplikasi help desk, aplikasi koperasi, aplikasi pranata komputer dan lainnya.
Pada tahap pemrograman ini, programmer membuat segala macam yang berkaitan dengan content web tersebut, didalamnya termasuk desain grafis, user interface, kombinasi karakter dan warna dan lain sebagainya sehingga tercipta suatu web yang berguna sesuai fungsinya.
3. Menyiapkan fasilitas fisik
Web Pusintek merupakan aplikasi web yang berbasis intranet, artinya web ini hanya bisa diakses oleh komputer-komputer yang terhubung dengan jaringan komputer Departemen Keuangan. Untuk dapat mengkases atau membuka web Pusintek ini, ada beberapa persyaratan minimum yang diperlukan, baik dari segi perangkat lunak maupun perangkat keras.
Dari sisi perangkat lunak, persyaratan minimum yang diperlukan adalah:
- MS Window 95 atau lebih
- Internet Explorer ver 5 atau lebih, atau dapat menggunakan browser lainnya, misalnya Mozzila, Nestcape Navigator.
- Acrobat Reader untuk membaca PDF File. Ada kalanya informasi yang disajikan pada web Pusintek berbentuk format PDF, jadi memerlukan Acrobat Reader untuk membacanya. Untuk mendapatkan Situs ini dapat didownload dari alamat www.adobe.com.
- MS Word 95 atau lebih. Ada kalanya informasi yang disediakan dapat didownload dan file tersebut berbentuk dokumen. Hanya saja lebih baik menggunakan MS Word versi terbaru.
Syarat-syarat di atas adalah syarat minimal, artinya untuk dapat mengakses web pusintek secara optimal diperlukan konfigurasi perangkat lunak yang lebih tinggi.
Untuk perangkat keras, konfigurasi minimumnya adalah konfigurasi minimum untuk dapat menjalankan sistem operasi Windows 95. Tapi jika diinginkan kecepatan akses yang lumayan tinggi maka datat dipilih konfigurasi sebagai berikut:
Ø Intel® Pentium® 4 Processor 2.26 GHz (533 MHz Front Side Bus)
Ø Intel® 845G chipset with 400MHz or 533MHz Front Side Bus
Ø 256MB PC2100 (266 MHz) DDR
Ø 40GB Ultra ATA 100 (7200rpm)
Ø integrated Intel® Extreme graphics 32 MB equivalent
Ø integrated Intel® PRO/100 VM network connection
D. Tahap Penggunaan
1. Menggunakan sistem
Setelah melewati pengujian yang dilakukan oleh web development, web pusintek yang telah di buat selanjutnya di instal kedalam DNS server untuk selanjutnya di hosting dan di berikan IP adress statis kemudian barulah di berikan alamat agar bisa diakses oleh user, saat ini web pusintek menggunakan alamat http://pusintek.depkeu.go.id.
2. Audit sistem
Setelah sistem baru, web pusintek selesai di buat dan di instal pada DNS server, perlu dilakukan penelitian formal untuk menentukan seberapa baik sistem baru ini memenuhi kriteria kerja, juga meneliti standar security web tersebut sehingga tidak mudah untuk di rusak oleh pihak lain.
3. Memelihara sistem
Selama sistem digunakan oleh manajemen berbagai modifikasi perlu dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini di sebut sebagai pemeliharaan sistem, yang di lakukan karena beberapa hal yaitu memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, dan meningkatkan sistem.
Selain itu pemeliharaan sistem juga dilakukan melalui peng-update-an dari content web yang bersangkutan, selain untuk menjaga ketidakbosanan dari user, perubahan content web juga dilakukan karena isi web yang terus berkembang akibat pelaksanaan kerja yang terus menerus berlangsung.
BAB III
PENUTUP
Dalam penyusunan sistem yang tertuang dalam web pusintek selalu mengikuti pola yang disebut sebagai siklus hidup sistem, yang terdiri atas empat tahap yakni perencanaan, analisa, rancangan dan penggunaan sistem.
Tahapan-tahapan tersebut secara keseluruhan membentuk suatu sistem yang terpadu, yang berkaitan bagai mata rantai sehingga tercipta suatu sistem yang bermanfaat dalam pelaksanaan tugas kantor sehari-hari.
Segala sumber daya yang ada, yang terangkum dalam 6M, yakni Man, machine, material, money, methode, market amat diperlukan dalam menunjang terciptanya suatu sistem informasi manajemen yang berkualitas, yang tentunya akan membuat suatu organisasi lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan pekerjaanya.
No comments:
Post a Comment