Pengaruh Komunikasi Organisasi terhadap Peningkatan Kinerja Pegawai di Pusintek

BAB I

Pendahuluan

1. Latar Belakang

Profile pusintek

Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2004 tanggal 23 Juni 2004 yang merupakan tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 35 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Departemen Keuangan, dan Keputusan Presiden Nomor 36 Tahun 2004 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Keuangan.

Pusintek mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya Pusintek berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.

Pusintek dipimpin oleh seorang Kepala yang pelantikannya dilaksanakan pada tanggal 17 September 2004 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KMK.01/UP.11/2004 tanggal 15 September 2004. Kemudian pada tanggal 13 Oktober 2004 telah dilaksanakan pelantikan 5 pejabat eselon III (1 Kepala Bagian dan 4 Kepala Bidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 423/KM.1/UP.11/2004 tanggal 11 Oktober 2004, serta 17 pejabat eselon IV (4 Kepala Subbagian dan 13 Kepala Subbidang) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 428/KM.1/UP.11/2004 tanggal 12 Oktober 2004.

Struktur Organisasi
Pusat Sistem Informasi Dan Teknologi Keuangan

Sebagai salah satu unit esselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal Departemen Keuangan, Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan memiliki tugas melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengkoordinasian, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan. Dengan pelaksanaan fungsi-fumgsi sebagai berikut :

1. Pembinaan, pelaksanaan, koordinasi, dan pelayanan serta pengembangan sistem informasi dan teknologi keuangan;

2. Pengembangan dan pengelolaan infrastruktur teknologi informasi yang terpadu di lingkungan Departemen Keuangan;

3. Pertukaran, integrasi, dan pengelolaan data serta pengelolaan bank data Departemen Keuangan;

4. Pengadministrasian, pembinaan dan penilaian jabatan fungsional pranata komputer di lingkungan Departemen Keuangan;

5. Pelaksanaan administrasi Pusintek.

Komunikasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi, ibarat urat nadi yang mengalirkan darah keseluruh bagian tubuh, begitu pula peran komunikasi dalam menyampaikan informasi keseluruh organisasi. Sering terjadinya salah informasi antar pihak-pihak atau orang-orang yang ada dalam organisasi akibat proses komunikasi yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. Komunikasi yang tidak efektif dapat menimbulkan kesalahan informasi yang pada akhirnya dapat menyebabkan terjadinya kekeliruan dalam proses kerja. Dengan dasar manusia adalah mahluk sosial, maka sepatutnyalah manusia memerlukan terjadinya suatu proses komunikasi, yakni suatu proses penyampaian pesan dari manusia yang satu ke manusia yang lain.

Komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000 : 13). Dalam kehidupan berorganisasi terjadi bermacam-macam bentuk komunikasi, yakni komunikasi vertikal, horizontal serta diagonal. Komunikasi vertikal terbagi kedalam dua jenis komunikasi, yakni yang sifatnya ke atas dan ke bawah. Komunikasi vertikal lebih berorientasi pada hubungan komunikasi yang hierarkis antara atasan ke bawahan atau dari bawahan ke atasan. Komuniksi horizontal lebih bersifat lateral antara level yang sama. Sedangkan komunikasi diagonal bercirikan terjadinya komunikasi antara unit-unit kerja atau perorangan yang tidak sama hierarkinya.

Proses komunikasi yang baik dalam hal ini terjadi proses komunikasi yang efektif, yang mampu mengalirkan serta menterjemahkan komunikasi dengan tepat akan meningkatkan kinerja pegawai dalam suatu organisasi.

2. Permasalahan

Beberapa permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan komunikasi organisasi terhadap peningkatan kinerja pegawai pada Pusat Sistem Informasi dan Teknologi keuangan – Departemen Keuangan adalah sebagai berikut :

- Seringkali terjadi miskomunikasi dalam berkoordinasi

- Atasan seringkali tidak menyampaikan informasi kepada bawahan akibat komunikasi yang kurang lancar

- Bawahan enggan mengkomunikasikan ide nya kepada atasan

- Terjadi disharmonisasi komunikasi antara staf teknis dan non teknis

- Proses kerja organisasi jadi terhambat

BAB II

Analisa

1. Pelaksanaan Komunikasi Vertikal dan Pengaruhnya terhadap Pelaksanaan Tugas

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Komunikasi vertikal terdiri dari 2 dimensi, yakni komunikasi keatas dan ke bawah. Komunikasi ke bawah merupakan komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja. Sedangkan komunikasi ke atas merupakan komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.

Bentuk komunikasi vertikal dapat berupa intruksi, memo,email, Surat, disposisi, rapat kerja. Komunikasi yang terjadi pada organisasi Pusintek salah satunya bersifat vertikal. Pelaksanaan komunikasi vertikal di Pusintek secara umum berjalan dengan baik terbukti dengan berjalan dengan lancarnya setiap pekerjaan yang ada di Pusintek hingga saat ini. Namun beberapa hal tentu saja terjadi, yang merupakan ciri umum dalam suatu organisasi pemerintah. Komunikasi canggung antara atasan dan bawahan (atasan lebih muda, masa kerja yg relatif lebih singkat di banding bawahan, keengganan atasan untuk mendelegasikan tugas kepada bawahan, bawahan takut kepada atasan karena gaya kepemimpinanya yang kurang membimbing merupakan beberapa hambatan dalam komunikasi vertikal.

Kecanggungan yang terjadi antara atasan dengan bawahan kerap menimbulkan suasana yang tidak kondusif dalam berkomunikasi. Sudah jelas dengan timbulnya sikap seperti yang disebutkan diatas sisi pelaksanaan tugas akan bermasalah. Yang pasti adalah pelaksanaan pekerjaan tidak tuntas. pekerjaan yg mengalir dari atas berupa memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, akan terhambat, efeknya beban pekerjaan akan menumpuk dan pada akhirnya terjadi penurunan kualitas dan kuantitas kerja.

Sebagai contoh pelaksanaan pekerjaan yang terkait dengan komunikasi vertikal adalah apabila atasan (esselon 3 dan 4) pada Bidang operasional Teknologi Informasi, c.q Subid Layanan Pengguna tidak mengkomunikasikan tugas dengan efektif kepada bawahan maka pelaksanaan pekerjaan akan tertunda, karena bawahan sibuk menginterpretasikan tugas tersebut (hendak diapakan) hal ini mengakibatkan pekerjaan tertunda yang dampak selanjutnya dapat menimbulkan respon negatif dari pengguna, hal ini dapat berupa komplain yang ditujukan ke organisasi. Pengguna merasa urusan dengan organisasi menjadi berlarut-larut dan tidak diselesaikan.

Hal lain yang terjadi akibat komunikasi vertikal dalam pelaksanaan pekerjaan adalah ketika bawahan tidak menjalin komunikasi vertikal yang bagus dengan atasannya, menyebabkan atasan tidak memperoleh informasi yang current terkait dengan penyelesaian pekerjaan diorganisasi. Boleh jadi tugas-tugas sudah diselesaikan, namun laporan ke atas tidak ada, hal ini pun dapat menyebabkan kinerja organisasi menjadi buruk. Miskomunikasi antara atasan dan bawahan pun sering terjadi sehingga menjadikan pekerjaan tidak terselesaikan tepat waktu.

2. Pelaksanaan Komunikasi Horizontal dan Pengaruhnya terhadap Pelaksanaan Tugas

Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal. Kegunaan komunikasi horizontal lebih kepada pendekatan yang sifatnya personal selevel, sehingga dalam penyelesaian pekerjaan menjadi lebih mudah. Dalam komunikasi horizontal, pihak-pihak yang terlibat memiliki kesamaan tingkatan sehingga jarang terlihat sikap canggung diantara satu sama lain. Pun begitu pada tataran struktural organisasi.

Saluran komunikasi horizontal di Pusintek berupa kelompok kerja, rapat kerja, email, forum interaksi via website, chatting, dan mailinglist. Saluran kerja tersebut masing-masing memiliki ciri yang berbeda. Kelompok kerja, rapat kerja merupakan sesuatu yang formil digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan. Sedangkan email, forum interaksi via website, chatting dan mailinglist merupakan saluran nonformil yang terbentuk karena aktifitas pegawai di lingkungan Pusintek.

Kedua saluran ini menjadi tempat yang efektif dalam melakukan komunikasi dalam pelaksanaan pekerjaan. Pusintek selaku unit IT, memberikan keleluasaan bagi pegawainya untuk memanfaatkan sarana IT dalam pelaksanaan pekerjaan. Oleh sebab itu menjadi sesuatu yang lumrah dalam pelaksanaan pekerjaan saluran-saluran diatas menggunakan basis IT dalam mengkomunikasikan hasil pekerjaannya.

Kelompok kerja dan rapat kerja selalu mengkomunikasikan hasil (berupa risalah rapat, laporan pelaksanaan pekerjaan, task-task yang harus diselesaikan via email dan public folder. Pun begitu yang dilakukan oleh sesama pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan, mereka dengan lebih mudah mendapat suatu informasi melalui akses internet. Atau menggunakan fasilitas email dan chatting dengan sesama pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan pada suatu waktu tertentu. Beberapa aplikasi pavorit yang di jadikan sarana komunikasi dalam pelaksanaan tugas adalah email depkeu untuk keperluan mailinglist dan aplikasi Google Talk untuk keperluan chatting.

Berlangungnya komunikasi horizontal di Pusintek tidak selamanya harmonis, kerap kali timbul pandangan-pandangan yang berbeda diantara pegawai, apalagi Pusintek memiliki kekhususan dalam pegawai nya, yakni dengan adanya pegawai teknis dan non teknis. Kerap terjadi disharmonisasi komunikasi antara staf teknis dan non teknis yang pada akhirnya akan menghambat pelaksanaan pekerjaan.

3. Pengaruh Komunikasi Vertikal dan Horizontal terhadap kinerja Pegawai

Seperti telah diutarakan pada bagian terdahulu, pelaksanaan komunikasi di Pusintek baik vertikal maupun horizontal memiliki dinamika sendiri-sendiri yang kerap kali berubah-ubah. Komunikasi yang efektif baik vertikal maupun horizontal mengakibatkan pelaksanaan tugas terselesaikan dengan baik, sebaliknya jika terjadi komunikasi yang tidak efektif baik antara atasan dengan bawahan dalam komunikasi vertikal, maupun antara atasan dengan atasan ataupun antara sesama pegawai, maka sudah pasti pelaksanaan pekerjaan akan terbengkalai yang pada akhirnya menyebabkan kinerja pegawai tidak optimal yang pada akhirnya mengakibatkan kinerja organisasi tidak optimum.

Dalam banyak hal peran komunikasi dalam menunjang kinerja pegawai yang baik sangat tinggi. Komunikasi efektif, maka pekerjaan tidak banyak berulang, terhambat serta cepat diselesaikan. Pertengahan tahun 2007, Pusintek melakukan suatu terobosan untuk membangun komunikai yang efektif baik vertikal maupun horizontal melalui program “High Performance Team Development”, program ini dilakukan selama tiga hari di ikuti oleh hampir seluruh pegawai Pusintek, baik level manajemen maupun staf, baikknis maupun non teknis. Program ini mengedepankan kerjasama tim, memperbaiki komunikasi personal guna meningkatkan kinerja organisasi.

Sealin itu juga, Pusintek telah melakukan beberapa pelatihan terkait dengan komunikasi. Walaupun hanya pada tataran unit tertentu yang dilakukan. Pelatihan tersbut dilakukan kepada unit yang memberikan layanan langsung kepada user, yakni Subid LayananPengguna.

Saat ini di Pusintek tercipta suatu suasana yang kondusif dalam pelaksanaan komunikasi baik vertikal maupun vertikal. Masing-masing pihak telah mampu mengendalikan ego masing-masing untuk meningkatkan kinerja organisasi. Saluran komunikasi yang tidak formil seperti chatting dan email antara pegawai menjadi sesuatu yang urgen dalam pelaksanaan pekerjaan.

BAB III

Penutup

1. Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari makalah berjudul “Pengaruh Komunikasi Organisasi terhadap Peningkatan Kinerja Pegawai di Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan – Departemen Keuangan RI” adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan komunikasi vertikal dan horizontal antara atasan dan bawahan pada Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan masih mengalami pasang surut, namun secara umum masih baik serta positif terhadap pelaksanaan pekerjaan.

2. Beberapa saluran yang digunakan sebagai sarana komunikasi di Pusintek antara lain, rapat kerja, tim kerja, chatting, email, forum diskusi via website.

3. Setelah dilakukan program “High Performance Team Development” komunikasi vertikal antara atasan dan bawahan maupun komunikasi horizontal antara sesama pegawai semakin terbina dengan baik

4. Layanan kepada User lebih baik setelah diadakan pelatihan komunikasi

5. Dengan terciptanya suasana komunikasi yang kondusif, kinerja pegawai menjadi meningkat serta mendongkrak kinerja Pusintek menjadi lebih baik

2. Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan dari makalah berjudul “Pengaruh Komunikasi Organisasi terhadap Peningkatan Kinerja Pegawai di Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan – Departemen Keuangan RI” adalah sebagai berikut :

1. Konsistensi komunikasi yang efektif perlu dipertahankan, dengan melanjutkan program “High Performance Team Development” secara rutin.

2. Pelatihan komunikasi tidak hanya diberikan kepada unit yang bersinggungan langsung dengan user, namun secara berkala diberikan juga kepada seluruh pegawai.